Online-Reservierungssystem

Das Online-Reservierungssystem ist das Herzstück des SmartCharter-Systems. Grundprinzipien sind hier eine übersichtliche Darstellung der reservierten und verfügbaren Zeiten, sowie die benutzerfreundliche Eintragung und Bearbeitung von Reservierungen.

Nach der Anmeldung werden Sie direkt auf die Übersichtsseite geführt. Hier sehen Sie den aktuellen Wartungszustand der einzelnen Flugzeuge, die Verfügbarkeit der Flugzeugschlüssel (bei Verwendung des Schlüsseltresors) und eventuelle Bemerkungen. Weiter unten werden aktuelle Nachrichten angezeigt.


Zur Erstellung einer neuen Reservierung sind im Normalfall nur wenige Angaben notwendig. Weitere Detail-Daten (Reservierung für anderen Kunden, Bemerkungen, Wartliste-Optionen, Zubehör-Reservierung) können auf den zusätzlichen Reitern hinterlegt werden.


In der listenbasierten Wochenansicht sehen Sie alle Reservierungen übersichtlich in tabellarischer Form. Weitere Details zu einer Reservierung können Sie durch einen Klick auf die Uhrzeit einsehen.

Die grafische Wochenansicht stellt übersichtlich durch farbliche Markierungen die Reservierungssituation innerhalb der aktuellen Woche dar. Anhand Ihrer Berechtigungen werden standardmäßig nur die Flugzeuge angezeigt, für die Sie freigegeben sind. Sie können aber jederzeit auch die anderen Flugzeuge einblenden lassen. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über die farblich markierten Flächen fahren, sehen Sie weitere Details zu den Reservierungen. Mit einem Klick auf einen freien Zeitraum erstellen Sie eine neue Reservierung. Übrigens: Für privilegierte Benutzer können Sie weitere Ansicht-Optionen definieren, sodass Wartelisten-Reservierungen oder unbestätigte Reservierungs-Anfragen auch eingeblendet werden.


Die grafische Monatsansicht arbeitet analog zur grafischen Wochenansicht, stellt aber einen ganzen Monat dar. So haben Sie einen guten Überblick über die Reservierungssituation über die kommenden vier Wochen.


Die Ansicht Heute verfügbar hilft bei kurzfristigen Flugvorhaben am aktuellen Tag. Sie sehen in dieser Liste alle freien Zeiten des aktuellen Tages von mindestens 30 Minuten. Klicken Sie auf einen der freien Zeitslots um diesen direkt für eine neue Reservierung zu übernehmen.


Eine umfangreiche Online-Dokumentation, sowie ein von Ihnen frei definierbarer FAQ-Bereich (häufig gestellte Fragen) unterstützen Ihre Charter-Kunden bei den ersten Schritten im neuen Online-Reservierungssystem.

In den nachfolgenden Kapiteln finden Sie einige Funktionen mit denen sich das SmartCharter-System von anderen am Markt erhätlichen Online-Reservierungssystemen unterscheidet. Wir wollen Sie zu allererst mit unserem innovativen Funktionsumfang überzeugen!


Mobile Web Oberfläche

SmartPhones werden immer beliebter, aber das surfen auf normalen Webseiten macht damit kaum Spaß. Diese Seiten sind für größere Bildschirme optimiert und haben lange Ladezeiten. Das Online-Reservierungssystem von airport-software bietet daher eine spezielle Mobile Web-Oberfläche für SmartPhones, die schnell lädt und auf die kleine Bildschirmgröße optimiert wurde. Die Bedienelemente sind den bekannten SmartPhone-Apps nachempfunden, sodass eine übersichtliche, intuitive Bedienung ermöglicht wird. Sie werden schnell feststellen: Der einfache Zugriff auf Ihr Reservierungssystem auch von Unterwegs steigert die Auslastung Ihrer Flotte, insbesondere für kurzfristige Flugvorhaben.





Regelsystem für Reservierungen

Das flexible Regel-System ist eine der Spezialitäten des SmartCharter-Systems: Es gibt keinen Anwendungsfall, den Sie damit nicht korrekt abbilden können. Grundsätzlich unterscheidet das System zwischen zwei verschiedenen Regelsätzen:
  • Reservierungsberechtigung: Welche Anforderungen muss der Charter-Kunde erfüllen, um ein Flugzeug reservieren zu dürfen? Zum Zeitpunkt der Reservierung muss der Charter-Kunde bei Ihnen auf ein bestimmtes Flugzeug eingewiesen worden sein, es ist aber nicht nötig, dass das Medical gültig ist.
  • Ausleihberechtigung: Welche Anforderungen müssen zum Zeitpunkt des Fluges erfüllt sein? Spätestens zum Zeitpunkt des Fluges müssen alle lizenzrechtlichen Anforderungen erfüllt sein.
Basis für die Evaluierung der von Ihnen definierten Regeln sind die für jeden Charter-Kunden datumsabhängig gepflegten Eintragungen zu Lizenzen, Berechtigungen, Checkflügen oder anderen von Ihnen definierten Eigenschaften.

Für eine US-registrierte Cirrus SR20 könnten Sie beispielsweise folgende Ausleihberechtigung definieren:

[((JAR-FCL PPL oder JAR-FCL CPL) und JAR-Medical und SEP-Class Rating und BZF I)
oder
((US PPL oder US CPL) und US Medical und Flight Review)]
und Checkflug und Lastschrift-Zahler

Der Charter-Kunde muss also zum Zeitpunkt des Fluges entweder eine gültige Deutsche Lizenz mit Medical und Klassenberechtigung, sowie BZF I oder eine gültige US Lizenz mit gültigem Medical und Flight Review haben. In jedem Fall muss sein Checkflug gültig sein und er muss Lastschrift-Zahler sein. Nicht erfüllte Bedingungen werden sowohl dem Charter-Kunden, als auch Ihrem Lizenz-Administrator übersichtlich angezeigt.


Reservierungsgründe

Eine weitere Spezialität des SmartCharter-Systems sind die Reservierungsgründe - sie machen das System erst richtig flexibel. Ein Reservierungsgrund definiert alle weiteren Parameter einer Reservierung, unter Anderem:
  • Wie viele Reservierungen mit diesem Reservierungsgrund dürfen pro Kunde gleichzeitig bestehen, wie lange muss die Reservierung mindestens und wie lange darf sie maximal sein? Ein Kunde darf beispielsweise maximal 5 Charter-Reservierungen haben, die maximale Länge einer Charter-Reservierung beträgt 3 Tage. Wartungsreservierungen sind in ihrer Länge und Anzahl unbeschränkt.
  • Welche Reservierungs- und Ausleihbedingungen muss der Charter-Kunde erfüllen? Wartungsreservierungen dürfen nur von Flugzeugwarten vorgenommen werden, wohingegen für Charter-Reservierungen eine Einweisung auf das Flugzeug erforderlich ist. Für eine Wartungsreservierung ist kein gültiges Medical erforderlich. usw.
  • Welche Priorität hat die Reservierung gegenüber anderen Reservierungen? Eine Wartungsreservierung wird immer eine höhere Priorität als eine Charter-Reservierung haben und diese bei Überschneidung auf die Warteliste schieben.
Sie können beliebig viele Reservierungsgründe definieren, im Standard-Fall wird zwischen einer normalen Charter-Reservierung, einer Wartungs-Reservierung, einer Schulreservierung und möglicherweise einer Langzeit-Reservierung unterschieden. Diese Funktionalität macht das System ungemein flexibel und vermeidet, dass ein Flugzeugwart, der gleichzeitig auch Charter-Kunde ist, mehrere verschiedene Logins für die verschiedenen Rollen benötigt.


SmartCharter: Die smarte Warteliste

Wartelisten im SmartCharter-Reservierungssystem sind besonders smart:
  • Reservieren Sie für bereits reservierte Zeiträume: Wird eine existierende Reservierung gelöscht, rücken Sie sofort nach. Wenn es bereits eine Wartliste gibt, sehen Sie direkt Ihren Wartelistenplatz und können entscheiden, ob eine Reservierung sinnvoll ist. Auf diese Weise steigern Sie die Auslastung Ihrer Flotte und erhöhen die Transparenz für Ihre Charter-Kunden.
  • Halten Sie eine Reservierung auch bei kurzfristiger Wartung im Standby: Auch eine bestätigte Reservierung kann noch auf die Warteliste rutschen, wenn zum Beispiel eine kurzfristige Wartungsreservierung eingetragen wird. Sollte die Wartung früher als geplant beendet sein, so würde Ihre Reservierung von der Warteliste wieder in eine bestätigte Reservierung wechseln.
  • Hinterlegen Sie Ihre Flugzeug-Präferenzliste: Über Flugzeug-Präferenzlisten erhalten Sie zusätzliche Flexibilität ohne weiteren Aufwand. Sie möchten übermorgen gerne Flugzeug A fliegen, das aber bereits reserviert ist. Sie reservieren daher Flugzeug A als Warteliste und Flugzeug B (das verfügbar ist) als zweite Präferenz. Sollte Flugzeug A übermorgen doch noch verfügbar werden, rutschen Sie automatisch nach und die Reservierung für Ihre zweite Präferenz (Flugzeug B) wird gelöscht.
Die (optionale) Präferenzliste ist der Mittelpunkt der Wartelistenverarbeitung. Wird Ihr bereits reserviertes Lieblingsflugzeug für Wartung blockiert, wird - je nach Verfügbarkeit - automatisch auf Ihre 2., 3. oder 4. Präferenz umgebucht. Ebenso rücken Sie in Ihrer Präferenzliste automatisch wieder nach oben, wenn die Wartung Ihres Lieblingsflugzeugs vorzeitig abgeschlossen wird. So haben die Charter-Kunden größtmögliche Flexibilität, ohne ständig die Reservierungslage im Auge behalten zu müssen.

Über alle Änderungen in der Warteliste werden Ihre Charter-Kunden per eMail, bei kurzfristigen Änderungen auch per SMS benachrichtigt. Selbstverständlich berücksichtigt die Warteliste auch Zubehör-Reservierungen von Headsets, Schwimmwesten, o.ä. Optional kann für jede Reservierung auf der Warteliste ein Verfallszeitpunkt angegeben werden. Ist die Reservierung bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht von der Warteliste in eine aktive Reservierung übergegangen, wird sie automatisch gelöscht. So würden Sie bei einer Reservierung Samstags von 08:00 Uhr bis 20:00 Uhr typischerweise bis Freitagabend 18:00 Uhr von der Warteliste nachrücken wollen, um noch alle Vorbereitungen für den Flug treffen und Ihre Gäste informieren zu können.


Zubehör-Reservierung

Headsets und Schwimmwesten sind wertvolles Zubehör und sollten auch so behandelt werden. Während für den Rundflug mit 4 Personen in der Piper Archer nur zwei Headsets zur Verfügung stehen, fliegt ein anderer Pilot in der Cessna 172 mit seinem eigenen Kopfhörer zwei andere Headsets spazieren. Warum bieten Sie also nicht Headsets, Schwimmwesten und anderes Zubehör separat zur Reservierung an?


airport-software hat die Zubehör-Reservierung ganzheitlich umgesetzt und bietet dem Charter-Kunden viel Komfort. Bei Eintragung einer Reservierung geben Sie einfach an, welches Zubehör Sie zusätzlich reservieren möchten. Die planerische Verfügbarkeit wird sofort angezeigt. Wenn die Flugzeug-Reservierung zeitlich verschoben wird, wird die Zubehör-Reservierung automatisch nachgezogen. Wenn die Flugzeug-Reservierung - zum Beispiel wegen einer Wartungsreservierung - auf die Warteliste geschoben wird, steht das Zubehör planerisch wieder anderen Charter-Kunden zur Verfügung. Eine optimalere Auslastung können Sie nicht erreichen!

Selbstverständlich können Sie für die Zubehörreservierung vollautomatisch fixe oder zeitlich variable Nutzungsentgelte berechnen lassen.


Schulreservierungen

Die Reservierung von Schlungszeiten ist auf drei verschiedene Arten möglich, um Ihre Organisation am besten zu unterstützen:
  • Der Ausbildungskoordinator reserviert bestimmte Zeiten zur Schulung. Diese Schulungszeiten werden im Reservierungssystem besonders dargestellt. Schüler können sich dann selbstständig auf bestehende Schulungsreservierungen aufbuchen oder der Fluglehrer nimmt diese Buchung im Namen der Schüler vor.
  • Die Fluglehrer reservieren die Schulungszeiten selbst. Eine Reservierung durch die Schüler erfolgt nicht.
  • Der Schüler reserviert bestimmte Schulungszeiten selbst und bucht einen Fluglehrer (einen allgemeinen oder einen bestimmten Fluglehrer) dazu.
Bei Verwendung des Schlüsseltresors ist die Ausgabe der Flugzeugschlüssel an die Schüler und an den diensthabenden Fluglehrer automatisch sichergestellt. Sollte eine Schlüsselausgabe an bestimmte oder alle Schüler nicht gewünscht werden, so kann dies auch automatisch auf Basis des Regelsystems berücksichtigt werden.